KPI-k: a teljesítmény kulcsa
A KPI rövidítés mindenki számára ismerős, aki valaha is foglalkozott logisztikai folyamatokkal - az anyagáramlási műveletek összetett láncolatával, amely biztosítja, hogy a kiindulási nyersanyag késztermék formájában eljusson a vevőhöz.
A kulcsfontosságú teljesítménymutatók ("KPI-k") olyan logisztikai adatok, amelyek a logisztikai folyamatok folyamatos nyomon követését, ellenőrzését és elemzését és/vagy optimalizálását szolgálják, esetleg a teljes ellátási láncot. Azt is lehetővé teszik, hogy mérhető módon megállapítható legyen, hogy egy vállalat (vagy egyes egységek) hatékonyan követi-e stratégiáját. A KPI-k ellenőrzése a beszerzési, raktározási, ellátási, logisztikai és szállítási osztályok által lehetővé teszi, hogy a fent említett műveletek költségeit a lehető legalacsonyabban tartsák - de a magas teljesítmény veszélyeztetése nélkül.
A KPI-k meghatározása ezért nagyon általánosnak és tágasnak tűnhet, de ez nagyrészt a nagyon széles körű alkalmazásuknak köszönhető. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók számos üzleti környezetben hasznosak, ahol stratégiai döntések meghozatalára (vállalatoknál vagy vállalatoknál), a beruházások kívánatos voltának elemzésére, a megtérülés meghatározására és a kockázat értékelésére használják őket. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók alkalmazási köre nagyon széles, és szorosan kapcsolódik az adott vállalat, részleg vagy alkalmazott konkrét munkájához. Így a KPI-k munkakörnyezetben történő bevezetésének első feladata a megfelelő mutatók kiválasztása kell, hogy legyen (ami nagyon eltérő lehet egy értékesítési csapat esetében - itt a kulcsfontosságú KPI lehet az újonnan szerzett ügyfelek száma - a beszerzési osztálytól vagy a humánerőforrás-menedzsmenttől).
Hogyan válassza ki a KPI-ket?
Ahhoz, hogy a kulcsfontosságú teljesítménymutatók ellenőrzése a kívánt hatást érje el, azokat bizonyos elvek szerint kell kiválasztani. Íme néhány ezek közül:
- nem szabad kizárólag pénzügyi mutatókra korlátozódniuk;
- az intézkedések értékeit konkrét számokban kell kifejezni, és értékelésüket relatív módon kell elvégezni;
- egy több, egymástól eltérő területen használt mutatónak ugyanazt a paramétert kell definiálnia;
- a mutatóknak gyorsan és egyszerűen kell adatokat szolgáltatniuk; a túl nagy pontossági szint indokolatlanul megnöveli az adatok megszerzéséhez szükséges időt;
- a mutatóknak állandónak, folyamatosan mérhetőnek kell lenniük;
- a mutatóknak egyszerűen kiszámíthatónak kell lenniük;
- az eredmények bemutatásánál figyelembe kell venni a közönség igényeit és megértését.
KPI-k a raktárban
Mint látható, a KPI-k egy folyó téma, ezért a némi egyszerűsítés érdekében koncentráljunk egy olyan példakörnyezetre, amely teljes mértékben kihasználja a KPI-k előnyeit: a raktárra. Az alkalmazottak által végzett, több száz vagy ezerre tehető (a raktár területétől és a SKU-k számától függően), az áruk átvételéből, elhelyezéséből, komissiózásából és elküldéséből álló műveletek hatalmas száma miatt a KPI-k révén elérhető potenciális nyereségek köre nagyon magas lehet. A KPI-ket általában négyféle célkitűzéshez mérik: idő, költség, termelékenység és szolgáltatásminőség. Általában olyan kérdések ellenőrzésére használják őket, mint a felhasznált raktárterület százalékos aránya, az áruk kirakodásának és berakodásának sebessége, az áruk komissiózásának és a fogyasztónak történő szállításra való előkészítésének sebessége, a megrendelések teljesítése során elkövetett hibák száma, a raktári dokumentáció elkészítésének pontossága stb.
Egy modern vállalat számára a kulcsfontosságú teljesítménymutatók ellenőrzése az erőforrások ésszerű felhasználásának és a stratégiai célok elérésének lényeges eleme. Ez ugyanis többek között lehetővé teszi: a munka hatékonyságának értékelését és a munkavállalói bónuszrendszerrel való összefüggésüket; az egyes részlegek maximális műveleti volumenének megállapítását (napi, havi és éves szinten); az adott folyamat maximálisan megengedett hibaszámának megállapítását; a részleg óránkénti termelékenységi rátájának kialakítását; valamint a taktikai célok (folyamatfolyamat és projekttípus) és azok megvalósításának kialakítását. Példák a raktárban általánosan nyomon követett KPI-kre: átlagos készletszintek, raktárterület-kihasználtsági arány, készletforgalom (forgalmi ráta, azaz milyen gyakran hagyják el az áruk a raktárt), tőkeköltségek, feladatok száma vagy a komissiózás pontossága.
A kulcsfontosságú teljesítménymutatók segítenek napi szinten ellenőrizni ezeket a folyamatokat, és rávilágíthatnak a gyors reagálást igénylő hirtelen változások bekövetkezésére is. Például: lehetővé teszik a teljesítendő és feladandó megrendelések gyors növekedésének észlelését, és jelzik a cselekvés szükségességét, ha egy adott területen probléma merül fel (például a teljesítendő megrendelések túlsúlya vagy hiánya miatt).
Hasznos eszköz: WMS
Kétségtelen, hogy minden vállalkozó szeretné, ha vállalkozása hatékonyan és eredményesen működne. A modern technológia felbecsülhetetlen segítséget nyújt ebben, különösen a WMS, amely az utóbbi években nagyon népszerűvé és gyakorlatilag nélkülözhetetlenné vált számos munkahelyen. Nem ez az egyetlen eszköz a raktári teljesítmény nyomon követésére, de minden bizonnyal az egyik legkényelmesebb és legelterjedtebb a raktárlogisztikai piacon, mivel lehetővé teszi, hogy az összes folyamat és adat felett egy szolgáltatási szintről kiterjessze az ellenőrzést.
A WMS egy számítógépes raktárirányítási rendszer, amely segít automatizálni az összes raktári folyamatot és valós időben elemezni azok teljesítményét, naprakész adatokat szolgáltat a raktárban lévő készletekről, azok eredetéről, pontos helyéről és szállítási útvonaláról. A WMS az alkalmazottak teljesítményét is képes meghatározni azáltal, hogy feladatokat és célokat rendel hozzájuk. Lehetővé teszi továbbá a munkájuk, a készletszintek, a jelentések stb. hatékony kezelését. A rendszer bevezetése akkor célszerű, ha a raktárból naponta legalább 20 rakományt adnak fel, így ez a megoldás nagy és kisvállalkozások számára egyaránt alkalmas. Működéséhez az árukat érzékelőkkel és/vagy vonalkódokkal kell ellátni az áruk azonosításához. Az egyes alkalmazottak munkaadatait is be kell vinni a rendszerbe. Mindez lehetővé teszi a KPI-k optimális nyomon követését a raktárban.
A KPI-k korlátai
Annak ellenére, hogy a kulcsfontosságú teljesítménymutatók használata számos előnnyel jár, ezek nem megbízható, korlátok nélküli eszközök. Hiányosságuk azonban nem magának a módszernek a hibáiból, hanem a nem megfelelő használatból adódik. Különösen a következő helyzetekben mutatkoznak meg gyengeségeik: amikor az igényeknek nem megfelelő KPI-ket választottak ki, így az ellenőrök figyelme irreleváns szempontokra összpontosul, ami eredménytelen irányításhoz vezet; a mutatók nyomon követésének szintje nem megfelelő; a kapott adatok értelmezése nem megfelelő módon történik, ami téves következtetésekhez és következésképpen rossz döntésekhez vezet; a mutatók nem elég pontosak; a következtetések levonásáért felelős személyek korlátozottan férnek hozzá.
A bejegyzés szerzője:
