Készletellenőrzés - mi az és miért olyan fontos?

Ez a teljes raktárgazdálkodás fenntartható irányításának kulcsfontosságú eleme, mivel a tárolt választék mennyiségének és típusainak részletes ismeretének köszönhetően javítja a raktári műveletek menetét, és ezáltal az egész vállalat tevékenységét. Függetlenül attól, hogy az adott raktár sajátosságai megkövetelik-e a készletek rendszeres ellenőrzését (ez mindenekelőtt a termelési folyamatokat végző, gyakran forgó termékeket vagy vevői visszárukat kezelő vállalatokra vonatkozik), vagy elegendő az időszakos ellenőrzés, a raktári műveletek ezen szakasza elengedhetetlen a zavartalan működéshez, és lehetővé teszi a vállalat jövedelmezőségének növelését.

A beérkező és kimenő áruk kiegyensúlyozása a hatékony raktárműködés kulcsa.

A karbantartási költségek minimalizálása a hatékony kiszolgálásból eredő nyereség maximalizálása mellett minden vállalat célja. Nincs ez másként a raktárlogisztikával foglalkozó vállalatok esetében sem. Ez annál könnyebb, minél optimálisabb a rendelés mérete, és minél hatékonyabban biztosítható a helyes készletegyensúly. Alul-/túlkészletezésük nemcsak a raktár zavartalan működését zavarja meg, hanem ráadásul a gyártót vagy a beszállítót vevői panaszoknak is kiteszi. Ugyanakkor a túlkínálat sem előnyös: a raktározási költségek növekedésével jár, és - különösen a rövid eltarthatósági idejű termékek esetében - az elavulás vagy a minőségromlás kockázatát hordozza magában. Az ilyen kockázatok elkerülése érdekében a raktárak meghatározzák az úgynevezett minimális készletszintet és a rendelési pontot, azaz azt az időpontot, amikor a készletek feltöltéséhez rendelést kell leadni. Ily módon biztosítják az egyensúlyt a bejövő és kimenő tételek között, és meghatározzák azok rendelkezésre állási szintjét.

A készletellenőrzési folyamat

A folyamat történhet manuálisan vagy többé-kevésbé kifinomult automatizálással. Az első esetben a feladatot operátorok végzik, akik - tételről tételre - összehasonlítják a raktárban tartott készlet megfelelőségét a katalogizált terméklistával, és ezt kézzel rögzítik a dokumentációban. A hibakockázat miatt ez a módszer gyakorlatilag alkalmatlan a nagy raktárkészletű és nagy forgalmú nagyvállalatok számára. A raktárban tárolt tételek listázására használt táblázatok (pl. Excel) jelenthetnek köztes lehetőséget. Ennek oka, hogy egy papírlaphoz képest ezek speciális sablonokkal vannak ellátva a készletgazdálkodáshoz, és lehetővé teszik a vonalkódolvasókból történő közvetlen adatgyűjtést. Ezek azonban még mindig nem küszöbölik ki a hibakockázatot, mivel az adatbevitel szintén kézzel történik. A készletellenőrzés legmegbízhatóbb módszerét a WSM rendszer biztosítja, amely teljesen automatizált módon kezeli a választékot, felgyorsítva a készletellenőrzést, miközben kiküszöböli a hibákat. A szoftver minden bejövő és kimenő árut rögzít, így garantálja a raktárban végzett folyamatok átfogó és biztonságos ellenőrzését. A folyamat automatizálásával az IRA-arány (Inventory Record Accurancy, azaz a rendszerben lévő adatok és a tényleges készlet közötti megfelelés) közel tökéletes.

Mikor és ki végezzen leltározást?

A leltározás gyakorisága több tényezőtől függ, többek között a raktár méretétől és a tárolt SKU-k számától, valamint a kezelők számától. Lehet időszakos (egyenletes időközönként, ütemterv szerint - pl. negyedévente, félévente vagy évente - végzett), részleges vagy állandó. A legoptimálisabb megoldásnak a fent említett lehetőségek közül az utolsó tűnik (állandó leltározás), mivel az áruk frissítése valós időben történik, köszönhetően az összes áramlás (mind a bejövő, mind a kimenő áruk, valamint a belső szállítás) folyamatos nyilvántartásának. Ez azonban automatikus WMS bevonását igényli, így a folyamatos leltározás a nagy raktárak területe, amelyek számára a logisztikai költségek csökkenése és a raktári műveletek hibáinak kiküszöbölése tekintetében jelentkező előnyök meghaladják a WMS telepítésének (jelentős) költségeit. A kisebb létesítmények esetében a másik két módszer jön szóba, amelyek közül különösen a részleges leltározás (amely bizonyos készletelemek gyakrabban történő számbavételét jelenti, mint másokét, figyelembe véve azok közös jellemzőit vagy forgási szintjét) tűnik kevésbé idő- és energiaigényesnek és pontosabbnak, mint az időszakos leltározás, amely rendszeres időközönként megzavarhatja a raktári műveleteket. Fontos a leltározásért felelős személyek meghatározása is, mivel a szigorú hierarchia hiánya és a különböző részlegek által végzett feladatok elvégzése miatt a folyamat nem hatékony. A szakértők azt javasolják, hogy egyetlen leltárellenőrző részleg foglalkozzon vele, amelynek feladata a termékek ellenőrzése a szállítástól a kiadás pillanatáig.

Fizikai vagy számviteli leltár?

Mindkettőnek megvannak a maga sajátosságai. A fizikai leltározás a raktárban tárolt áruk típusa és száma, valamint a rendszerbe való bevitelük közötti tényleges megfelelés ellenőrzéséből áll. Ha eltéréseket észlelnek, meg lehet kísérelni az okok feltárását (lopás, komissiózási hiba stb.) és a korrekciós intézkedések bevezetését. A számviteli leltár a raktározott választék pénzbeli értékének kimutatására szolgál annak megállapítására, hogy a beérkezett áruk értéke megegyezik-e a kiadott áruk értékével. Ajánlatos, hogy a számviteli leltározást fizikai ellenőrzés előzze meg - az áruk tényleges mennyiségére vonatkozó információk lehetővé teszik az áruk pénzbeli értékének meghatározását.

Összefoglaló

A készletellenőrzés a hatékony és jövedelmező vállalkozás egyik kulcsfontosságú tevékenysége. Ez teszi ugyanis lehetővé a készletfeltöltés megszervezését, a raktári erőforrások megfelelő felhasználását, a megrendelések hatékony előkészítését vagy a változó keresletre való zökkenőmentes reagálást. A hatékonyság javítása ezeken a területeken a vállalat imázsának javításához és erősítéséhez is hozzájárul.

A bejegyzés szerzője: B:

Monika Sojka - Marketing Specialist